Accord de traitement des données

Objet et durée

Le sous-traitant traite des données personnelles dans le cadre de la fourniture et de l'exploitation de Comptano. La durée du traitement correspond à la durée du contrat Comptano, y compris les délais de clôture, de sauvegarde et de suppression nécessaires.

Après la fin du contrat, les données restent en principe disponibles 30 jours pour l'export et la clôture. Les justificatifs et données comptables fiscalement ou commercialement pertinents peuvent être conservés jusqu'à dix ans lorsque la loi ou des besoins de preuve l'exigent.

Nature et finalité du traitement

Le traitement sert à la collecte numérique, l'extraction, la classification, la préparation, l'archivage, l'analyse et la transmission de justificatifs, paiements, factures, données de communication et informations comptables.

De nombreux justificatifs peuvent être traités localement ou via des chemins OCR/extraction propres. Lorsque cela est requis pour une fonction ou une escalade activée, une transmission à des prestataires spécialisés d'IA, d'OCR et d'analyse documentaire peut avoir lieu, notamment Google Vertex AI dans une région européenne.

Catégories de données

• données de contact et de référence de clients, fournisseurs, salariés ou autres parties
• données de facturation, de paiement, de compte et de comptabilité
• métadonnées d'e-mail et de communication
• contenus de documents, pièces jointes, images de justificatifs et PDF
• données d'utilisateurs, de rôles, de connexion et d'audit
• données techniques d'usage et de sécurité

La plateforme est principalement orientée vers des données comptables, justificatifs, paiements et organisation. Dans un usage normal des justificatifs, des diagnostics ou informations médicales détaillées ne sont en principe pas traités.

Instructions

Le sous-traitant ne traite les données que sur instruction documentée du client, sauf obligation légale contraire. Sont habilités à donner des instructions les contacts principaux, administrateurs ou autres personnes désignées dans le compte client.

Les accès cabinet / expert-comptable ne valent que pour les clients expressément partagés et le périmètre de fonctions accordé. Le support Technopolis et les administrateurs techniques n'agissent pas comme personnes habilitées à donner des instructions pour le compte du client.

Mesures techniques et organisationnelles

Comptano s'appuie sur des accès par rôles, une séparation multi-tenant, un transport chiffré, le stockage chiffré des jetons sensibles, des sauvegardes, de la journalisation et des mesures de protection techniques pour l'exploitation.

Les originaux des justificatifs sont archivés sans altération dans un stockage objet compatible S3 (MinIO) sur des serveurs en Allemagne; un archive fichier structurée complète le dispositif comme chemin de stockage redondant.

Sous-traitants

Des prestataires peuvent être utilisés pour l'hébergement, le paiement, l'e-mail, les connexions bancaires/paiement, l'analyse documentaire et des intégrations optionnelles. Les nouveaux sous-traitants substantiels ou les changements substantiels de sous-traitants existants sont en principe notifiés au moins 30 jours avant prise d'effet, sauf motif urgent légal, technique ou de sécurité exigeant un délai plus court.

Restitution et suppression

La restitution s'effectue via les fonctions d'export fournies. Les originaux sont fournis, dans la mesure du possible, comme fichiers d'origine non altérés. Les métadonnées structurées, données de comptabilisation, de paiement, analyses ou journaux peuvent être exportés en CSV, JSON, PDF, ZIP ou autres formats fournis selon le périmètre.

Une suppression n'intervient qu'après export ou restitution réussis, instruction documentée expresse du client, et sous réserve d'obligations légales, contractuelles, de sécurité ou de preuve de conservation.