Conditions générales

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen gelten für die Nutzung der SaaS-Plattform Comptano durch Kunden der Technopolis GmbH, Nobelstr. 3-5, 41189 Mönchengladbach, Deutschland.

Comptano ist eine KI-gestützte Buchhaltungs- und Belegplattform für kleine Unternehmen, Dienstleister, Taxi-/Mietwagenbetriebe, Immobilienverwaltungen und Steuerberaterkanzleien.

Bestandteile des Vertrags sind:

• diese SaaS-AGB,
• die Produktanlage für Comptano,
• die Datenschutzhinweise für Comptano,
• soweit personenbezogene Daten im Auftrag verarbeitet werden, der Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO einschließlich TOM, Subunternehmerliste und Weisungsregelung,
• der im Checkout oder Angebot ausgewählte Tarif.

Bei Widersprüchen gilt folgende Reihenfolge: individuelles Angebot, Produktanlage, AVV für Datenschutzfragen, diese SaaS-AGB.

Technopolis stellt Comptano als webbasierte Software bereit. Die Plattform kann insbesondere Belege entgegennehmen, E-Mails und Uploads verarbeiten, Buchungsvorschläge erzeugen, Konto- und Zahlungsdaten anbinden, Exporte vorbereiten und Auswertungen bereitstellen.

Comptano ersetzt keine Steuerberatung. Buchungsvorschläge, KI-Auswertungen und Hinweise dienen der Vorbereitung und Plausibilisierung. Steuerliche oder rechtliche Endentscheidungen bleiben beim Kunden, dessen Steuerberater oder sonstigen befugten Beratern.

Der Kunde erstellt ein Konto, akzeptiert die Vertragsdokumente aktiv und kann anschließend einen Tarif auswählen. Ein kostenpflichtiger Vertrag kommt zustande, wenn der Kunde den Checkout abschließt oder ein individuelles Angebot annimmt.

Comptano bietet eine kostenlose Testphase von 14 Tagen an. Nach Ablauf der Testphase ist für die weitere Nutzung ein kostenpflichtiger Tarif oder eine individuelle Freischaltung erforderlich.

Der Kunde sorgt dafür, dass Zugangsdaten geheim gehalten werden und nur berechtigte Personen Zugriff erhalten. Der Kunde ist für die Rechtmäßigkeit der von ihm angebundenen Postfächer, Bankkonten, Messenger-Konten, Drittanbieter-Integrationen und hochgeladenen Dokumente verantwortlich.

Der Kunde darf Comptano nicht für rechtswidrige Inhalte, missbräuchliche Automatisierung, Sicherheitsumgehungen oder unbefugten Zugriff auf Daten Dritter nutzen.

Comptano kann Integrationen zu Banken, Zahlungsdienstleistern, E-Mail-Diensten, Buchhaltungssoftware, Messenger-Diensten und branchenspezifischen Systemen bereitstellen. Der Kunde entscheidet, welche Integrationen er aktiviert.

Für Dienste Dritter gelten zusätzlich deren eigene Bedingungen. Technopolis schuldet nicht die dauerhafte Verfügbarkeit oder unveränderte Funktion von Schnittstellen Dritter, wird zumutbare Änderungen aber berücksichtigen.

Es gelten die im Checkout, Angebot oder Preisverzeichnis angegebenen Preise. Zusatzpakete können für einzelne Monate gebucht werden, wenn Kontingente ausgeschöpft sind. Die Abrechnung erfolgt über den eingesetzten Zahlungsdienstleister oder nach individueller Vereinbarung.

Zusatzpakete gelten nur für den laufenden Abrechnungsmonat, verlängern sich nicht automatisch und werden nicht erstattet, wenn das zusätzliche Kontingent nicht vollständig genutzt wird.

Technopolis betreibt Comptano mit angemessener technischer und organisatorischer Sorgfalt. Kurzzeitige Unterbrechungen können insbesondere durch Wartung, Sicherheitsupdates, Störungen von Drittanbietern oder höhere Gewalt entstehen.

Es wird kein hartes SLA zugesagt. Kanzlei- und höherwertige Tarife können persönlichen Ansprechpartner- oder Prioritäts-Support enthalten, ohne dass dadurch feste Reaktionszeiten vereinbart werden.

Technopolis verarbeitet personenbezogene Daten nach den geltenden Datenschutzgesetzen. Soweit Technopolis personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, gilt der AVV nach Art. 28 DSGVO.

Die öffentlichen Datenschutzhinweise beschreiben die Datenverarbeitung aus Sicht der Website- und Plattformnutzung. Die konkrete Verarbeitung im Auftrag ist in AVV, TOM und Produktanlage beschrieben.

Comptano nutzt automatisierte Analyse- und KI-Funktionen für Extraktion, Klassifikation, Plausibilisierung und Assistenzfunktionen. Viele Belege können lokal oder über eigene OCR-/Extraktionspfade verarbeitet werden.

Soweit für eine aktivierte Funktion oder Eskalation erforderlich, können Dokumente und Buchhaltungsdaten an spezialisierte KI- und Dokumentanalyse- Dienstleister übermittelt werden, insbesondere an Google Vertex AI in einer europäischen Region. KI-Ergebnisse können unvollständig oder fehlerhaft sein und müssen bei Unsicherheit geprüft werden.

Der KI-Assistent darf keine Steuerberatung ersetzen. Bei steuerlichen Einzelfragen soll der Kunde seinen Steuerberater einbinden.

Technopolis haftet nach den gesetzlichen Vorschriften für Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit sowie nach zwingenden gesetzlichen Haftungstatbeständen.

Bei leichter Fahrlässigkeit haftet Technopolis nur bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten und begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden.

Bei leichter fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten ist die Haftung auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten gezahlten Nettoentgelte begrenzt, soweit gesetzlich zulässig. Ausgenommen bleiben insbesondere Vorsatz, grobe Fahrlässigkeit, Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit und zwingende gesetzliche Haftung.

Monatliche Tarife sind mit einer Frist von 30 Tagen kündbar. Jährliche Tarife können zum Ende der jeweiligen Jahreslaufzeit gekündigt werden. Kündigung und Tarifverwaltung erfolgen nach Möglichkeit über das Kundenportal, das an den Zahlungsdienstleister angebunden ist.

Nach Vertragsende bleibt der Zugriff für Export- und Abwicklungszwecke grundsätzlich 30 Tage möglich, soweit technisch und rechtlich zulässig. Steuerlich oder handelsrechtlich relevante Belege und Buchhaltungsdaten werden grundsätzlich bis zu zehn Jahre aufbewahrt, sofern keine zulässige Löschung nach Export und ausdrücklicher Kundenweisung möglich ist.

Technopolis kann diese Bedingungen anpassen, wenn sachliche Gründe vorliegen, etwa rechtliche Änderungen, Produktweiterentwicklung oder Sicherheitsanforderungen. Kunden werden über wesentliche Änderungen informiert.

Wesentliche Änderungen werden dem Kunden per E-Mail, im Kundenportal oder auf vergleichbarem dauerhaftem Weg mitgeteilt. Sie werden frühestens 30 Tage nach Mitteilung wirksam, sofern nicht rechtliche, sicherheitsrelevante oder zwingende technische Gründe eine frühere Umsetzung erfordern. Widerspricht der Kunde einer wesentlichen Änderung, kann der Vertrag vor Wirksamwerden der Änderung gekündigt werden; gesetzliche Rechte bleiben unberührt.

Es gilt deutsches Recht. Gerichtsstand ist, soweit gesetzlich zulässig, der Sitz der Technopolis GmbH.

Sollten einzelne Bestimmungen unwirksam sein, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.